משרד חכם

משרד חכם

המשרד החכם מבוסס על שירותי ענן. השירות מספק מענה מקיף לכל דרישות הארגון על תשתיות טכנולוגיות מתקדמות המבטיחות יותר יכולות וגמישות עם שדרוג דרמטי באפקטיביות הארגונית. הרבה אוטומציה, פחות נייר, יותר שיתוף, זמינות מכל מקום ואבטחה מתקדמת יותר מכל מה שארגון יכול לעשות בעצמו.

מי צריך משרד חכם?

המשרד החכם הוא פתרון לארגונים המחפשים דרכי התייעלות וניצול אופטימלי של הטכנולוגיה. לא מדובר על שירות חדש אלא על בניית סל פתרונות מותאם לצרכי העסק, בכדי לאפשר לו לעבוד חכם יותר, מהיר יותר מכל מקום ובכל זמן.
למשרד חכם נדרשים 3 מרכיבים: טכנולוגיה, ניהול, הטמעה.
טכנולוגיה -התשתית לפעילות. לכל צורך יש מגוון גדול של פתרונות ואפיון נכון ידע להתאים את הטכנולוגיה המתאימה כפתרון.
ניהול – טעות נפוצה לחשוב שאפשר לקנות את הטכנולוגיה ולהסתדר לבד. שירות ענן דומה למטוס מתקדם. הרבה יכולות מתקדמות אבל אם ניקח נוסע להטיס את המטוס זו סכנת חיים. כך לדוגמה מרבית משתמשי דואר עובדים היום ללא גיבוי ואבטחה סבירה (שחלק בחינם כלול בשירות רק לא מוגדר, כי אין מנהל מקצועי).
הטמעה – בניית תהליכי עבודה והדרכות שיבטיחו ניצול הטכנולוגיה.

עובדים נכון, עובדים חכם

טכנולוגיה מתקדמת שהיתה שמורה עד לאחרונה רק לעסקים גדולים הפכה להיות זמינה ונגישה גם לעסקים קטנים. ללא צורך בהשקעות או עלויות תחזוקה יקרות. שימוש נכון בשירותי הענן המתקדמים מחייב היכרות צרכי הלקוח, עומק עם מגוון טכנולוגיות ועם איומי סייבר ודרישות הרגולציה בכדי לבנות את התמהיל הנכון לכל לקוח. לא מדובר במוצר מדף אלא בחליפה מותאמת אישית שהופכת את הארגון לסוג של איירון-מן, עם הגנה מיטבית, יכולת עיבוד ושליפת מידע בצורה מהירה וחכמה, ומנגנונים אוטומטים שהופכים את הארגון למכונה משומנת למטרות אשר להן הוא מיועד.
יתרון עצום נוסף של המשרד החכם הוא זמינות וגמישות מלאה של משאבים. הקמת שרת חזק בדקות לטובת הפיתוח שיסגר עוד שבועיים בתום הבדיקות. הוספת שולחן עבודה וירטואלי לעובד זמני, הוספת מעבדים זיכרון או נפח דיסק למחשב בקליק מרחוק.
לקוחות המשרד החכם מתארים את המעבר כמהפכה ארגונית, בלי לשנות את סביבת המשתמש שודרגו היכולות ונפתרו בעיות רבות שהיו קודם.

דואר חכם אז והיום

הדוגמה הטובה ביותר שמוכרת לכולם, או כמעט לכולם אלו שירותי הדואר החכם של Office365 או Gmail. פעם: היה לכם דואר אלקטרנוי מהמחשב במשרד, במקרה של קריסת דיסק סבירות גבוהה לאובדן מידע. עסקים שיכלו להרשות לעצמם שרת דואר מתקדם מדרשו להשקיע עשרות אלפי דולרים בשנה לטובת הטכנולוגיה שדרשה הרבה תחזוקה ויצרה כאב ראש לא מבוטל. היום: כל אחד מחובר דרך הטלפון, המחשב בבית ובעבדוה, הטאבלט או הדפדפן לדואר שלו שמסנכרן כל הדואר, איש קשר ופגישה: משרד נייד-מכל מקום ובכל זמן, ניתן לשתף תיקיות, המידע מגובה ואם המחשב קרס או הטלפון נגנב, ניתן לרכוש מחשב/ טלפון חדש ותוך דקות לקבל את כל המידע חזרה.
את מה שמיקרוסופט וגוגל עשות לשירותי הדואר ניתן לעשות היום לכל סביבה: מערכות CRM לניהול לקוחות, תוכנות הנה”ח ושכר, פקסים (רחמנא ליצלן) טלפוניה, מערכות אבטחה וכמעט כל מערכת שהארגון עובד עליה.

כמה עולה משרד חכם?

המחיר נמדד באפקטיביות, אם הפתרון לא מבטיח החזר השקעה אין טעם להתחיל. אם נרכוש שירותים ללא ניצול היכולות שלהם, מדובר על פיל לבן שיבוטל תוך זמן קצר (אחד היתרונות העצומים של שירותי הענן, שימוש לפי הצורך). ארגונים שמשכילים להשקיע בטכנולוגיה ובהטמעה אפקטיבית שלה, יגדילו את שירותי המשרד החכם כל הזמן, כפתרון עוצמתי לניהול הארגון. יש בעיה? צורך חדש? מה הטכנולוגיה שתעזור לי לנהל אותה טוב יותר. אלו לא סיסמאות אלא פרקטיקה יומיומית שמקצרת תהליכים של ימים לדקות, שמספקת כלי ניהול ובקרה להבטחת איכות ומניעת טעויות, ששומרת על המידע באופן זמין, נגיש ומאובטח.

בדוק גם

אבטחת מידע

אבטחת מידע – כך מתחילים

“ברור שיש לנו אבטחת מידע, איש המחשבים יפרט לך בדיוק מה יש”אם זו תשובת המנכ”ל, …